Jak zmotywować pracownika do lepszej pracy?

Dobry pracownik to zmotywowany pracownik

Powszechnie mówi się, że dobry pracownik, to zmotywowany pracownik. Rzeczywiście, najefektywniej wykonują swoje obowiązki ci pracownicy, których pracodawcy wdrażają różnego rodzaju działania motywacyjne w firmie. W jaki sposób możemy zmotywować pracownika do tego, aby pracował lepiej i wydajniej?

Spółka to my

Najgorszą rzeczą, jaką może zrobić szef, jest odradzanie pracowników od firmy. Wręcz przeciwnie – pracodawcy powinni robić wszystko, aby pracownik czuł się w pewien sposób zżyty w firmą i wiedział, że pracuje nie tylko dla szefa, ale również dla siebie.

Pracownik powinien więc niejako identyfikować się z marką, dla której pracuje. Unikajmy więc mówienia „w mojej firmie”, a raczej używajmy sformułowań w stylu „w naszej firmie”, „w naszym zakładzie pracy”.

Integracja pracowników

Każdy pracownik powinien czuć się w swojej pracy dobrze, a atmosfera panująca w firmie powinna być przyjazna. Bez tego pracownicy jedynie odliczają, ile pozostało im do końca dniówki, nie skupiając się zbytnio na wykonywanej pracy.
Dlatego też warto przede wszystkim zintegrować pracowników – zorganizować wspólną wycieczkę lub imprezę pracowniczą. Tylko pracownicy, którzy mają okazję się poznać, mogą stworzyć miłe środowisko pracy.

Programy motywacyjne

Obecnie wiele firm wdraża różnego typu programy motywacyjne dla pracowników. W niektórych zakładach mają one formę benefitów pozapłacowych, w innych premii. Warto jednak wybierać mądrze, najpierw konsultując z pracownikami ich potrzeby.

Być może okaże się, że pracownicy woleliby otrzymać bezpłatne ubezpieczenie medyczne, a nie darmową wejściówkę na siłownię. Nie wystarczy wprowadzić do firmy pakietów motywacyjnych – one muszą być odpowiedzią na to, czego oczekuje pracownik.

Dobry rozkład obowiązków

Żaden pracownik nie będzie pracował efektywnie, jeżeli będzie przeciążony ilością obowiązków. Dlatego też głównym, ale jakże trudnym zadaniem szefa zespołu jest właściwy podział obowiązków.

Jeżeli zaś w danym okresie przypada nieco więcej prac do wykonania, nie zakładajmy z góry, że pracownik chętnie zostanie w pracy dłużej.

O wiele lepiej jest zapytać pracownika, czy mógłby dziś zostać po godzinach. Pracownicy bowiem znacznie lepiej przyjmują prośby, niż rozkazy czy nawet groźby.

Brak porównań

Jedną z najgorszych rzeczy, jaką może zrobić szef, jest porównywanie pracowników. Oczywiście porównań można dokonywać dla celów własnych, jednak nasze spostrzeżenia nie powinny wyjść na forum, na przykład podczas zebrania członków zespołu.

Niestety, mówiąc pracownikowi, że ktoś inny pracuje wydajniej i lepiej od niego, wcale nie zadziałamy motywująco. Wręcz przeciwnie – pracownik, który naprawdę stara się pracować wydajnie, poczuje się sfrustrowany.

Jeżeli chcemy zmotywować pracownika, lepiej powiedzieć mu, że zauważamy jego starania i doceniamy, jednak z pewnością mógłby podjąć się jeszcze jednego zadania. Warto podkreślać mocne strony pracowników, a nie słabe. 

Czasem można poluzować

Pracownicy nie lubią być kontrolowani przez pracodawcę. Dlatego też pozwólmy im spokojnie napić się kawy czy porozmawiać chwilę przez telefon, jeżeli zajdzie taka konieczność.

Sztywne zasady i rygor w miejscu pracy działa bardzo demotywująco na pracowników. Oczywiście jeżeli widzimy, że pracownik pije już którąś z rzędu kawę, a przy telefonie spędza więcej czasu, niż przy komputerze, mamy prawo, a nawet musimy zareagować. 

Elastyczny czas pracy

W firmie dobrze jest wprowadzić elastyczny czas pracy. Pracownicy mogą przychodzić do pracy na przykład między godziną 8 a 10 bądź w inny sposób, dowolnie regulować swój czas pracy. Ważne, aby pracować tyle, ile wynosi wymiar czasu pracy zgodnie z umową.

Konkursy

W niektórych branżach możliwe jest wprowadzenie systemu konkursów, na przykład na zrealizowany, miesięczny utarg czy sprzedaż. Zwycięzcy mogą otrzymywać premię bądź dodatkowe nagrody. Nuta rywalizacji działa na pracowników bardzo motywująco. 

W każdej firmie powinien zostać wprowadzony spójny system motywacji pracowników. Oczywiście nie musi on zawierać w sobie wszystkich wymienionych wyżej punktów, jednak im więcej ich będą realizować szefowie, tym dla motywacji pracowniczej lepiej.

Jak dawać informację zwrotną, żeby motywowała?

Pochwała rzucona ogólnie zapada w pamięć na minutę. Zapamiętuje się konkret: co dokładnie zostało zrobione dobrze i jaki miało to skutek dla zespołu albo klienta. Ta sama zasada obowiązuje przy uwagach krytycznych, bo im bardziej opisujesz zachowanie i sytuację, a nie cechy człowieka, tym mniejszy opór po drugiej stronie.

• Chwal przy zespole, koryguj na osobności, odwrotna kolejność kosztuje zaufanie.
• Reaguj na bieżąco, a nie raz do roku przy ocenie okresowej, bo po pół roku nikt nie pamięta szczegółów.
• Zamiast oceniać człowieka, opisuj fakt: nie „jesteś niedokładny”, tylko „w tym raporcie brakowało dwóch pozycji”.
• Kończ rozmowę ustaleniem, co konkretnie ma się zmienić i w jakim terminie.
• Pytaj o zdanie pracownika, zanim postawisz diagnozę, bo czasem problemem są narzędzia albo proces, a nie człowiek.

Po czym poznać, że system motywacyjny nie działa?

Sygnały widać wcześniej niż w wynikach sprzedaży. Rosnąca liczba krótkich zwolnień i spóźnień, milczenie na zebraniach, brak własnych propozycji, wychodzenie co do minuty i odejścia osób z najdłuższym stażem to zwykle nie kwestia charakteru, tylko znak, że coś w firmie uwiera.

Najprostszy sposób sprawdzenia to regularna, krótka rozmowa indywidualna oraz anonimowa ankieta, w której da się powiedzieć rzeczy niewygodne. Warto też przyjrzeć się, kto faktycznie korzysta z wdrożonych benefitów. Jeśli z pakietu korzysta garstka osób, pieniądze idą w coś, czego zespół nie potrzebuje, a te same środki lepiej przesunąć tam, gdzie realnie coś zmienią.

Wnioski z ankiety trzeba potem pokazać zespołowi razem z decyzją, co zmieniamy, a czego nie i dlaczego. Badanie, po którym nic się nie dzieje, demotywuje mocniej niż jego brak, bo utrwala przekonanie, że zgłaszanie uwag nie ma sensu.

Najczęstsze pytania

Jak motywować pracownika bez podnoszenia wynagrodzenia?

Działa przede wszystkim wpływ i uznanie: powierzenie samodzielnego zadania, dopuszczenie do decyzji dotyczących własnego stanowiska, jasna ścieżka rozwoju, szkolenia, elastyczne godziny oraz konkretne, wypowiedziane na głos docenienie efektów. Ważne jest też usuwanie codziennych przeszkód, takich jak przestarzałe narzędzia czy chaotyczny obieg informacji.

Czy podwyżka motywuje na długo?

Zwykle nie tak długo, jak zakłada pracodawca. Wyższa pensja szybko staje się nową normą, a jej motywacyjny efekt słabnie, jeśli w firmie nie zmienia się nic poza kwotą. Wynagrodzenie działa raczej jako warunek brzegowy: zbyt niskie skutecznie demotywuje, ale samo w sobie nie buduje trwałego zaangażowania.

Jak zmotywować pracownika, który stracił zapał?

Zacznij od rozmowy w cztery oczy i od pytań, a nie od zarzutów. Przyczyną bywa przeciążenie, monotonia, konflikt w zespole albo poczucie, że efekty pracy nikogo nie obchodzą. Dopiero po ustaleniu powodu dobiera się rozwiązanie: zmianę zakresu zadań, nowy projekt, odciążenie lub urlop.

Czy kary i groźby motywują pracowników?

Na krótką metę potrafią wymusić działanie, ale ich koszt jest wysoki: rośnie stres, spada gotowość do zgłaszania błędów i proponowania usprawnień, a najlepsi pracownicy odchodzą pierwsi. Konsekwencje są potrzebne przy realnych naruszeniach zasad, jednak jako codzienne narzędzie zarządzania sprawdzają się źle.