Jak założyć działalność gospodarczą?

Praca na własny rachunek

Jeśli masz dość pracy na etacie, pomysł na swój biznes, motywację do działania i pracy na własny rachunek to założenie własnej działalności gospodarczej może okazać się świetną alternatywą do pracy na własnych warunkach. Jak założyć własną działalność gospodarczą ?

Pierwsze kroki aby założyć działalność

Na początku należy konkretnie określić w jakiej branży chcemy działać i co dokładnie będzie oferować nasza firma. Następnie należy złożyć wniosek – elektronicznie lub w formie papierowej w urzędzie miasta lub gminy o wpis do Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej. Aby firma widniała w rejestrze CEIDG należy podać niezbędne informacje, do których należą:

• Adres firmy,


• NIP, PESEL,


• Kod działalności gospodarczej,


• Rodzaj opodatkowania,


• Data rozpoczęcia działalności,


• Informacje dotyczące rachunków bankowych.

Wraz ze złożeniem wniosku, firma zostanie zgłoszona do Krajowego Rejestru Urzędu Podmiotów Gospodarki Narodowej, w celu nadania numeru REGON, do Urzędu Skarbowego w celu opłacania podatku dochodowego i do ZUS-u lub KRUS-s, jeśli podejmiesz działalność na terenach rolniczych.

Jakie składki ZUS ?

Jeśli rejestrujesz się jako płatnik składek musisz zaznaczyć wszystkie, jeśli działalność gospodarcza będzie jedynym źródłem utrzymania. Ewentualnie, jeśli pozostajesz na etacie u innego pracodawcy, a firma będzie stanowić dodatkową formę zarobku, to będziesz zobowiązany do opłacania tylko składki zdrowotnej.

Zachęcającą opcją do otworzenia własnej działalności gospodarczej jest tzw. „Mały ZUS” dla osób, które w ostatnich pięciu latach nie prowadziły własnej firmy. Bonusem jest to, że od momentu rozpoczęcia działalności przez dwa lata przysługiwać będą niższe składki, a dodatkowo można ubiegać się o zwolnienie opłacania ZUS-u przez pierwsze pół roku. Jest to bardzo korzystne dla nowicjusza, gdyż pozwala wdrożyć się w aspekty prowadzenia własnej firmy, jak i zniwelować na początkowym etapie działalności koszty.

Nadanie numerów NIP i REGON

Kolejnym krokiem jest uzyskanie numerów NIP i REGON. Pierwszy jest numerem identyfikacyjnym firmy i nadawany jest w sposób automatyczny. Podobnie z REGON. Jest on mniej istotny i nie ma potrzeby posługiwania się nim na co dzień, jednak większość przedsiębiorców umieszcza ten numer na pieczątce.

Forma opodatkowania firmy

Można wybierać spośród czterech opcji:

• Opodatkowanie w skali 18 lub 32 %, której nie trzeba zgłaszać do Urzędu Skarbowego, gdyż jest przydzielana z automatu,


• Opodatkowanie 19 %, które należy zgłosić do Urzędu,


• Rozliczenie ryczałtowe w przypadku przychodów ewidencjonowanych,


• Karta podatkowa.

Co z podatkiem VAT ?

Płacić czy nie ? Wszystko zależy od tego jaki rodzaj działalności prowadzimy. Zazwyczaj większość firm rezygnuje z rozliczania VAT-u. Jeśli działalność nie przewiduje zakupu materiałów czy środków trwałych i brak świadczenia usług podmiotom instytucjonalnym to nie warto opłacać tego podatku.

Inaczej sytuacja przedstawia się w przypadku, gdy roczny przychód firmy jest wyższy niż 200 tysięcy złotych. Do tej kwoty jest się zwolnionym z opłacania podatku VAT, natomiast powyżej staje się to obowiązkiem. Rezygnację z bycia Vatowcem składa się w Urzędzie Skarbowym na podstawie wniosku VAT-R.

Czy pieczątka jest niezbędna ?

Nie ma prawnego wymogu aby każdy przedsiębiorca posiadał firmową pieczątkę. Niemniej jednak jest to bardzo przydatna rzecz, która ułatwia wypełnianie urzędowych druków, faktur czy zawieraniu umów handlowych. Jest łatwa w wyrobieniu i niewiele kosztuje. Jednak nie jest konieczna. Informacje, które najczęściej widnieją na pieczątce zawierają następujące elementy: adres siedziby firmy wraz z jej pełną nazwą oraz imieniem i nazwiskiem właściciela, NIP i REGON, telefon lub e-mail.

Firmowe konto bankowe

Posiadanie konta bankowego firmy jest obowiązkowe. Aby je założyć potrzebny będzie dowód osobisty oraz wydruk z CEIDG, który potwierdza wpis do ewidencji działalności gospodarczej. Po założeniu konta przypisanego prowadzonej działalności gospodarczej należy zaktualizować dokumenty o tę informację w Urzędzie Skarbowym oraz ZUS.

Obowiązkowo należy prowadzić zgodnie z obowiązującym prawem księgowość. Oprócz zlecania prowadzenia księgowości biurom rachunkowym można pokusić się o łatwo dostępne narzędzia online i prowadzić ją samodzielnie. 

Co przygotować przed złożeniem wniosku?

Sam formularz wypełnia się szybko, pod warunkiem że decyzje zapadły wcześniej. Przed rejestracją przygotuj:

• Profil zaufany, e-dowód lub podpis kwalifikowany, jeśli wniosek składasz przez internet. Bez nich zostaje droga papierowa w urzędzie.
• Adres wykonywania działalności i adres do doręczeń. Przy lokalu wynajmowanym potrzebna bywa zgoda właściciela lub odpowiedni zapis w umowie.
• Kody PKD: jeden główny i dodatkowe. Lepiej od razu wpisać te, które planujesz, niż później aktualizować wpis.
• Datę rozpoczęcia działalności. To od niej liczą się obowiązki wobec ZUS i urzędu skarbowego, więc nie wybieraj jej przypadkowo.
• Decyzję o formie opodatkowania i o tym, kto poprowadzi księgowość: biuro rachunkowe czy program online.
• Numer rachunku bankowego, który podasz we wpisie.
• Sprawdzenie, czy planowana działalność nie wymaga koncesji, zezwolenia albo wpisu do rejestru działalności regulowanej. Dotyczy to między innymi części usług oraz handlu wybranymi towarami.

Najczęstsze błędy początkujących przedsiębiorców

Formalności to dopiero początek. Najwięcej kłopotów przynoszą decyzje podejmowane już po rejestracji.

• Wybór formy opodatkowania na wyczucie, bez policzenia planowanych przychodów i kosztów. Zmiana w trakcie roku bywa ograniczona terminami.
• Rozliczanie wszystkiego z prywatnego konta. Osobny rachunek firmowy znacznie upraszcza księgowość i kontrolę wydatków.
• Wydawanie całych wpływów na bieżąco. Podatek i składki lepiej odkładać od razu po otrzymaniu każdej płatności.
• Zwlekanie ze zgłoszeniem do VAT tam, gdzie rodzaj działalności lub skala sprzedaży tego wymaga.
• Brak porządku w dokumentach. Faktury, umowy i potwierdzenia przelewów trzeba przechowywać przez okres wskazany w przepisach.
• Prowadzenie sprzedaży bez bieżącego wystawiania dokumentów. Terminy fakturowania i ewidencjonowania przychodu wynikają z przepisów, a nie z wygody.

Materiał ma charakter informacyjny. Stawki, limity i terminy zmieniają się co roku, dlatego aktualne zasady sprawdź w urzędzie skarbowym, w ZUS albo u księgowego lub doradcy podatkowego.

Najczęstsze pytania

Ile kosztuje założenie działalności gospodarczej?

Sam wpis do CEIDG jest bezpłatny, podobnie jak nadanie numerów NIP i REGON. Koszty pojawiają się dopiero obok rejestracji: obsługa księgowa lub program do faktur, ewentualna pieczątka, konto firmowe, a w niektórych branżach opłaty za koncesje, zezwolenia i wymagane uprawnienia.

Czy można zarabiać bez rejestrowania firmy?

Przepisy przewidują działalność nieewidencjonowaną dla niewielkiej, okazjonalnej sprzedaży, z limitem przychodu określonym w przepisach. Nie obejmuje ona jednak branż wymagających koncesji czy zezwoleń, a po przekroczeniu progu trzeba się zarejestrować. Aktualne warunki sprawdź przed rozpoczęciem sprzedaży.

Czy działalność gospodarczą można zawiesić?

Tak, przedsiębiorca prowadzący jednoosobową firmę i niezatrudniający pracowników może zawiesić działalność na czas określony przepisami. W okresie zawieszenia nie prowadzi się bieżącej sprzedaży, ale trzeba rozliczyć wcześniejsze zobowiązania i zgłosić zawieszenie oraz późniejsze wznowienie we wpisie.

Czy każda firma musi mieć kasę fiskalną?

Nie każda. Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie zależy przede wszystkim od tego, co i komu się sprzedaje, a przepisy przewidują zwolnienia dla części działalności. Katalog wyłączeń bywa zmieniany, dlatego zakres obowiązku dla konkretnej branży ustala się z księgowym jeszcze przed pierwszą sprzedażą.