Jak zachować się podczas formalnych spotkań?

Spotkania formalne

Spotkania formalne są stałym elementem życia tych z nas, którzy obracają się w kręgach biznesowych. Mogą być one bardzo przyjemną częścią pracy, lub też stresującym wyzwaniem, spędzającym nam sen z powiek. Wszystko zależy od tego, jak się do nich przygotujemy. Treść merytoryczna to nasz obowiązek, któremu sami musimy sprostać.

Na szczęście istnieje kilka konkretnych zasad, które pomogą nam dobrze prowadzić spotkanie biznesowe i zapobiegną popełnieniu gaf, które mogłyby zniszczyć naszą pracę i w konsekwencji nawet doprowadzić do utraty partnerów rozmowy.

Musimy znać odpowiedź na bardzo ważne dla nas pytania: jak zachować się podczas formalnych spotkań? Czego nie należy robić lub mówić, czego unikać a co działa na naszą korzyść? Warto przyswoić sobie te podstawowe zasady.

Wybór miejsca i terminu spotkania

Wybór miejsca i terminu jest pierwszą rzeczą, o którą musimy zadbać jeszcze przed samym spotkaniem. Pomieszczenie, w którym ma się ono odbyć, musi spełniać podstawowe wymagania, powinno być odpowiednio przygotowane, zaopatrzone w niezbędny sprzęt, wyciszone tak skutecznie, jak tylko jest to możliwe. Komfort pracy podczas spotkania jest niesamowicie ważnym elementem.

Termin spotkania, zarówno jego data jak i konkretna godzina, powinny być sprzyjające dla wszystkich stron, pamiętać oczywiście należy, żeby nie pozwolić sobie na spóźnienie, ponieważ zwykle jest to wielce negatywnie przyjmowane przez pozostałych uczestników spotkania. Jeżeli jest to możliwe – najlepiej być na miejscu wcześniej, by mieć jeszcze czas na przygotowanie się do rozmowy.

Pierwsze wrażenie na spotkaniu

Najważniejsze jest pierwsze wrażenie. Witając się ze swoimi gośćmi pamiętaj o kulturalnym zachowaniu. Nie pozwalaj sobie na zbyt dużą swobodę, o ile nie wiesz, czy twoi rozmówcy to akceptują. Pamiętaj, żeby przedstawić się, krótko się zaprezentować, przy czym nie zapominać, że spotkanie ma dotyczyć omówienia wspólnych interesów a nie wysłuchania monologu na twój temat. Zadbaj o odpowiednio elegancki wygląd, schludne ubranie, nienaganną higienę osobistą. Nie pozwól na to, by zrazić swoich rozmówców takimi drobnymi szczegółami, bo możesz stracić ich zainteresowanie na dobre!

Poświęć czas swoim rozmówcom

Całkowicie poświęć czas swoim rozmówcom. Telefony komórkowe, tablety i inne urządzenia przenośne są nieodzownym narzędziem pracy ludzi biznesu, jednak podczas spotkania nie mogą rozpraszać twojej uwagi. Co więcej – zaglądanie w telefon, czy odbieranie połączeń może być potraktowane jako bardzo niekulturalne zachowanie z twojej strony, oznaka braku szacunku do gości, mogą oni poczuć się lekceważeni, na co nie wolno pozwolić. Odłóż telefon, przekieruj połączenia przychodzące, w chwili zebrania nie powinno być dla ciebie ważniejszych spraw.

Perfekcyjnie przygotowany do spotkania

Dobry wizerunek twojej osoby to pozytywny obraz twojej firmy. W życiu mogą przydarzyć się różne zaskakujące sytuacje, nie zawsze pozytywne. Nawet jeśli spotkała cię jakaś zawodowa czy osobista trudność, jesteś zdekoncentrowany lub zmartwiony, nie możesz pokazywać tego swoim rozmówcom.

Profesjonalizm nakazuje, byś zawsze był perfekcyjnie przygotowany do rozmowy, musisz zostawić swoje troski i problemy za drzwiami biura, ponieważ nikt nie ma obowiązku dowiadywać się o nich, nie taki jest cel spotkania. Prezentując swoje negatywne nastawienie na pewno nie będzie ci łatwo poprowadzić spotkania z rezultatem, jaki sobie zaplanowałeś.

Wymiana zdań na spotkaniu biznesowym

Podczas spotkania biznesowego normalnym zjawiskiem jest wymiana zdań, odrębnych poglądów czy różnych wizji dotyczących danej sprawy. Masz prawo zaprezentować własne stanowisko i bronić go swoimi argumentami. Jednak twoi rozmówcy tez mają ten przywilej i musisz to zaakceptować. Możesz krytykować problem, obalać sposób rozwiązania, ale nie wolno ci atakować osoby, od której te pomysły płyną. Szacunek dla człowieka, z którym pracujesz, przysługuje mu na każdym etapie projektu i nie możesz nigdy o tym zapominać. 

Wykazywanie zainteresowania

Prawdziwe zainteresowanie tematem ukazujemy poprzez zadawanie pytań. Podczas spotkań biznesowych przychodzi moment, kiedy możemy skierować pytania do swoich rozmówców, dotyczące projektu, wspólnej pracy, możliwości i wizji rozwiązań problemów. To bardzo ważny moment rozmowy i nie można go przegapić.

Zadawanie konkretnych pytań nie jest niekulturalne – wręcz przeciwnie, jest oznaką dociekliwości, zaangażowania w rozmowę i ciekawości w pozytywnym sensie.

Jeżeli ktoś nie ma żadnym pytań dotyczących tematu spotkania, to nie oznacza to, iż wszystko zrozumiał i zaakceptował, może być to zrozumiane jako brak zainteresowania czy nawet  traktowania swoich rozmówców nie odpowiednio poważnie. Wywołać to może bardzo negatywny odbiór, czego musimy za wszelką cenę unikać.  

Jak przygotować agendę i podsumowanie spotkania?

Dobra agenda jest krótka i odpowiada na kilka pytań: po co się spotykamy, o czym rozmawiamy, ile to potrwa i co trzeba przynieść. Wyślij ją razem z zaproszeniem, z wyprzedzeniem pozwalającym na przygotowanie materiałów. Ustal też, kto prowadzi rozmowę i kto notuje — bez tego ustalenia rozpływają się w dyskusji.

W trakcie rozmowy pilnuj ram czasowych, bo to obowiązek prowadzącego, a nie gości. Tematy poboczne, które wypływają w połowie dyskusji, zapisuj na osobnej liście i wracaj do nich na końcu albo przenoś na kolejne spotkanie — dzięki temu nikt nie ma poczucia, że jego uwaga została zignorowana, a agenda się nie rozsypuje.

Ostatnie minuty zarezerwuj na podsumowanie na głos: co zostało uzgodnione, kto się tym zajmuje i do kiedy. Potem prześlij krótką notatkę, najlepiej jeszcze tego samego dnia. Trzy sekcje wystarczą: decyzje, zadania z przypisanymi osobami i terminami oraz kwestie otwarte.

Spotkanie online — o czym pamiętać?

Zdalna rozmowa rządzi się tymi samymi zasadami co spotkanie na żywo, tyle że pierwsze wrażenie robi za ciebie sprzęt, światło i to, co widać za plecami.

• Sprawdź kamerę, mikrofon i połączenie przed spotkaniem, a nie w jego trakcie.
• Dołącz kilka minut wcześniej — dla rozmówców to odpowiednik przyjścia punktualnie.
• Zadbaj o światło padające na twarz, a nie od tyłu, i o neutralne, uporządkowane tło.
• Wycisz mikrofon, gdy nie mówisz, i uprzedź, jeśli w pomieszczeniu są osoby spoza spotkania.
• Rób pauzy między zdaniami; opóźnienie łącza sprawia, że łatwo wejść komuś w słowo.
• Nagrywaj wyłącznie po uzyskaniu zgody wszystkich uczestników.

Zdalna rozmowa gubi też mowę ciała, dlatego częściej niż na żywo potwierdzaj głosem, że słuchasz, i wprost pytaj o zdanie tych, którzy milczą. Materiały omawiane na spotkaniu wyślij wcześniej, zamiast liczyć wyłącznie na udostępnianie ekranu — część uczestników łączy się z telefonu i po prostu ich nie odczyta.

Najczęstsze pytania

Jak się ubrać na spotkanie biznesowe?

Punktem odniesienia jest strój drugiej strony i charakter miejsca. Gdy nie masz pewności, wybierz opcję bardziej formalną — łatwiej zdjąć marynarkę, niż nadrobić zbyt swobodny wygląd. Liczą się rzeczy proste: czyste, dopasowane ubranie, wyprasowane, zadbane buty i stonowana kolorystyka.

Kto pierwszy podaje rękę na spotkaniu biznesowym?

W relacjach zawodowych inicjatywa należy zwykle do gospodarza spotkania lub osoby wyżej postawionej w strukturze, niezależnie od płci i wieku. Uścisk powinien być pewny, ale krótki, z utrzymaniem kontaktu wzrokowego. Jeżeli ktoś wyciągnie rękę pierwszy, po prostu ją przyjmij bez komentowania kolejności.

Jak zachować się na spotkaniu biznesowym w restauracji?

Lokal i termin proponuje osoba zapraszająca, ona też zwykle przejmuje rachunek. Zamawiaj dania łatwe do zjedzenia i zbliżone poziomem do wyboru rozmówców, a do rzeczy przechodź dopiero po złożeniu zamówienia. Dokumenty i laptop wyciągaj wyłącznie wtedy, gdy stolik na to pozwala.

Czy na spotkaniu biznesowym wypada rozmawiać o sprawach prywatnych?

Krótka rozmowa na neutralne tematy przed przejściem do rzeczy pomaga rozluźnić atmosferę. Bezpieczne są podróże, sport, wydarzenia kulturalne czy dojazd. Lepiej omijać politykę, religię, zdrowie, zarobki i sprawy rodzinne rozmówcy, a osobiste kłopoty zostawić poza salą spotkania.