Jak zachować się podczas formalnych spotkań?

Spotkania formalne

Spotkania formalne są stałym elementem życia tych z nas, którzy obracają się w kręgach biznesowych. Mogą być one bardzo przyjemną częścią pracy, lub też stresującym wyzwaniem, spędzającym nam sen z powiek. Wszystko zależy od tego, jak się do nich przygotujemy. Treść merytoryczna to nasz obowiązek, któremu sami musimy sprostać.

Na szczęście istnieje kilka konkretnych zasad, które pomogą nam dobrze prowadzić spotkanie biznesowe i zapobiegną popełnieniu gaf, które mogłyby zniszczyć naszą pracę i w konsekwencji nawet doprowadzić do utraty partnerów rozmowy.

Musimy znać odpowiedź na bardzo ważne dla nas pytania: jak zachować się podczas formalnych spotkań? Czego nie należy robić lub mówić, czego unikać a co działa na naszą korzyść? Warto przyswoić sobie te podstawowe zasady.

Wybór miejsca i terminu spotkania

Wybór miejsca i terminu jest pierwszą rzeczą, o którą musimy zadbać jeszcze przed samym spotkaniem. Pomieszczenie, w którym ma się ono odbyć, musi spełniać podstawowe wymagania, powinno być odpowiednio przygotowane, zaopatrzone w niezbędny sprzęt, wyciszone tak skutecznie, jak tylko jest to możliwe. Komfort pracy podczas spotkania jest niesamowicie ważnym elementem.

Termin spotkania, zarówno jego data jak i konkretna godzina, powinny być sprzyjające dla wszystkich stron, pamiętać oczywiście należy, żeby nie pozwolić sobie na spóźnienie, ponieważ zwykle jest to wielce negatywnie przyjmowane przez pozostałych uczestników spotkania. Jeżeli jest to możliwe – najlepiej być na miejscu wcześniej, by mieć jeszcze czas na przygotowanie się do rozmowy.

Pierwsze wrażenie na spotkaniu

Najważniejsze jest pierwsze wrażenie. Witając się ze swoimi gośćmi pamiętaj o kulturalnym zachowaniu. Nie pozwalaj sobie na zbyt dużą swobodę, o ile nie wiesz, czy twoi rozmówcy to akceptują. Pamiętaj, żeby przedstawić się, krótko się zaprezentować, przy czym nie zapominać, że spotkanie ma dotyczyć omówienia wspólnych interesów a nie wysłuchania monologu na twój temat. Zadbaj o odpowiednio elegancki wygląd, schludne ubranie, nienaganną higienę osobistą. Nie pozwól na to, by zrazić swoich rozmówców takimi drobnymi szczegółami, bo możesz stracić ich zainteresowanie na dobre!

Poświęć czas swoim rozmówcom

Całkowicie poświęć czas swoim rozmówcom. Telefony komórkowe, tablety i inne urządzenia przenośne są nieodzownym narzędziem pracy ludzi biznesu, jednak podczas spotkania nie mogą rozpraszać twojej uwagi. Co więcej – zaglądanie w telefon, czy odbieranie połączeń może być potraktowane jako bardzo niekulturalne zachowanie z twojej strony, oznaka braku szacunku do gości, mogą oni poczuć się lekceważeni, na co nie wolno pozwolić. Odłóż telefon, przekieruj połączenia przychodzące, w chwili zebrania nie powinno być dla ciebie ważniejszych spraw.

Perfekcyjnie przygotowany do spotkania

Dobry wizerunek twojej osoby to pozytywny obraz twojej firmy. W życiu mogą przydarzyć się różne zaskakujące sytuacje, nie zawsze pozytywne. Nawet jeśli spotkała cię jakaś zawodowa czy osobista trudność, jesteś zdekoncentrowany lub zmartwiony, nie możesz pokazywać tego swoim rozmówcom.

Profesjonalizm nakazuje, byś zawsze był perfekcyjnie przygotowany do rozmowy, musisz zostawić swoje troski i problemy za drzwiami biura, ponieważ nikt nie ma obowiązku dowiadywać się o nich, nie taki jest cel spotkania. Prezentując swoje negatywne nastawienie na pewno nie będzie ci łatwo poprowadzić spotkania z rezultatem, jaki sobie zaplanowałeś.

Wymiana zdań na spotkaniu biznesowym

Podczas spotkania biznesowego normalnym zjawiskiem jest wymiana zdań, odrębnych poglądów czy różnych wizji dotyczących danej sprawy. Masz prawo zaprezentować własne stanowisko i bronić go swoimi argumentami. Jednak twoi rozmówcy tez mają ten przywilej i musisz to zaakceptować. Możesz krytykować problem, obalać sposób rozwiązania, ale nie wolno ci atakować osoby, od której te pomysły płyną. Szacunek dla człowieka, z którym pracujesz, przysługuje mu na każdym etapie projektu i nie możesz nigdy o tym zapominać. 

Wykazywanie zainteresowania

Prawdziwe zainteresowanie tematem ukazujemy poprzez zadawanie pytań. Podczas spotkań biznesowych przychodzi moment, kiedy możemy skierować pytania do swoich rozmówców, dotyczące projektu, wspólnej pracy, możliwości i wizji rozwiązań problemów. To bardzo ważny moment rozmowy i nie można go przegapić.

Zadawanie konkretnych pytań nie jest niekulturalne – wręcz przeciwnie, jest oznaką dociekliwości, zaangażowania w rozmowę i ciekawości w pozytywnym sensie.

Jeżeli ktoś nie ma żadnym pytań dotyczących tematu spotkania, to nie oznacza to, iż wszystko zrozumiał i zaakceptował, może być to zrozumiane jako brak zainteresowania czy nawet  traktowania swoich rozmówców nie odpowiednio poważnie. Wywołać to może bardzo negatywny odbiór, czego musimy za wszelką cenę unikać.  

Łukasz

Chętnie doradzam, pisząc na wszelakie tematy – sport, hobby, wnętrza, praca, rozwój i turystyka. Staram się znaleźć porady na wszystkie problemy.