Jak obliczyć koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu – obliczanie

Wiosna każdego roku kojarzy się z czasem rozliczeń z fiskusem. Wiele osób złożenie zeznań podatkowych pozostawia księgowym i prężnie działającym biurom rachunkowym. Osoby ambitne chcą jednak czasem wyliczyć wszystko samodzielnie, by osiągnąć satysfakcję z dobrze wykonanej pracy.

Częste wątpliwości związane są z tajemniczo brzmiącymi kosztami uzyskania przychodu. Czym są wskazane koszty i w jaki sposób ująć je w deklaracji PIT? Wyjaśniamy.

Jak obliczyć koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu to pojęcie zdefiniowane przez przepisy podatkowe. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350, art. 22 ust. 1) jasno precyzuje, czym są tego rodzaju obciążenia pieniężne.

Stanowi, iż koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Innymi słowy, są to koszty, jakie musi ponieść każdy, kto chce zarabiać. Obliczane są poprzez zsumowanie nakładów własnych, dzięki którym zarobkowanie w ogóle stało się możliwe.

Kosztem takim mogą być np. wydatki poniesione na dojazd do pracy poza miejscowość zamieszkania pracownika. Źródłem powstania kosztów uzyskania przychodu mogą być:

• renta lub emerytura;


• stosunek pracy lub stosunek służbowy;


• członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej zajmującej się produkcją rolną;


• prawa autorskie;


• pozarolnicza działalność gospodarcza i działalność wykonywana osobiście;


• działy specjalne produkcji rolnej;


• najem, podnajem, dzierżawa, poddzierżawa;


• kapitały pieniężne i prawa majątkowe;


• odpłatne zbycie nieruchomości, ich części, udziałów w nieruchomościach wspólnych, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego lub użytkowego oraz prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, prawa wieczystego użytkowania gruntów (z wyłączeniem sytuacji określonych w art. 10 ust. 2 Ustawy):


• działalność prowadzoną przez zagraniczną spółkę kontrolowaną;


• inne źródła wskazane w art. 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jak działają koszty uzyskania przychodu?

Ustalenie, jakie dokładnie nakłady finansowe można „wrzucić” w koszty uzyskania przychodu wymaga szczegółowej analizy, ponieważ u każdego sytuacja będzie wyglądała nieco inaczej.

Zdarza się, że są ponoszone w związku z zarobkowaniem takie koszty, których nie można odliczyć w zeznaniu rocznym. Warto zatem znać katalog wydatków, które są klasyfikowane jako koszty uzyskania przychodu i zastanowić się, czy w danej sytuacji wydatki tego typu zostały poniesione.

Każdorazowo jest to kwestia indywidualna. Do kosztów uzyskania przychodu z pewnością zaliczyć nie można:

• przedawnionych wierzytelności;


• darowizn i dobrowolnych wpłat;


• wydatków poniesionych na nabycie gruntów;


• odpisów oraz wpłat na fundusze;


• jednorazowych odszkodowań za wypadki w pracy;


• wydatków na spłatę pożyczek i zobowiązań, w tym zobowiązań z tytułu udzielonych gwarancji.

Co zatem możemy sobie bezpiecznie odliczyć, aby nie mieć problemów z urzędem skarbowym? Przykładowymi kosztami uzyskania przychodu mogą być: 

• wydatki na prowadzenie księgowości;


• eksploatacja samochodu;


• koszty utrzymania biur i lokali, sprzętów, a także elementów wyposażenia;


• koszty reklamy i marketingu;


• wydatki na kursy i szkolenia;


• amortyzację środków trwałych.

Co z kosztami uzyskania przychodu?

Jeśli koszty uzyskania przychodu, jak sama nazwa wskazuje, mają być ściśle powiązane z notowanymi przychodami, warto wiedzieć również, czym w ogóle jest przychód w świetle obowiązujących przepisów prawa.

Otóż, mianem przychodu określa się, zgodnie z art. 12 wyżej wymienionej ustawy, wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartości pieniężne świadczeń wyrażonych w naturze lub ich równowartość. Do dochodu zalicza się następujące korzyści:

• zasadnicze wynagrodzenia oraz środki za tzw. pracę po godzinach;


• dodatki i inne świadczenia określone w ustawie;


• nagrody i wyróżnienia.

Koszty uzyskania przychodu będą zatem nieodłącznie sprzężone z wymienionymi gratyfikacjami. Logicznym zatem jest fakt, iż aby odliczyć te koszty w deklaracji podatkowej składanej cyklicznie co roku, w pierwszej kolejności należy wygenerować jakikolwiek przychód, a następnie sprawdzić, jakie obciążenia finansowe ponieśliśmy w związku z jego uzyskaniem bądź zabezpieczeniem. 

Jak obliczyć swój przychód?

Przychód jest sumą wszelkich wpływów, natomiast przychód uszczuplony o koszty jego uzyskania nazywany jest dochodem. Obliczając przychód, należy zsumować kwoty netto, czyli bez naliczania podatku VAT.

Jeśli dany podmiot wystawia faktury, to uznaje się, iż przychód powstaje z chwilą wystawienia dokumentu, niezależnie od faktycznego momentu jego opłacenia. Dlatego też kwoty z faktur wystawionych w danym miesiącu liczą się na ten miesiąc, nawet jeśli termin płatności jest odroczony na miesiąc kolejny. Do przychodu nie wlicza się również wartości zwróconych produktów oraz skont czy bonifikat.

Zarówno przychód, jak i dochód są liczone na konkretny moment. Może to być rozliczenie miesięczne, kwartalne bądź roczne, albo też niestandardowe okresy rozliczeń. W przypadku osób uzyskujących wpływy z kilku różnych działalności bądź prac, wpływy te należy zsumować i przychodem jest ich całokształt.

Prawidłowe obliczenie przychodu jest niezwykle ważne, ponieważ to on stanie się podstawą, od której odejmuje się koszty uzyskania przychodu.  

Jak dokumentować koszty uzyskania przychodu?

O uznaniu wydatku za koszt decyduje nie tylko jego charakter, lecz także to, czy da się udokumentować jego związek z przychodem.

• Podstawą jest faktura lub rachunek wystawiony na dane podatnika oraz potwierdzenie zapłaty.
• Przy wydatkach mieszanych, takich jak telefon, samochód czy część mieszkania wykorzystywana do pracy, potrzebny jest czytelny sposób podziału na część prywatną i związaną z przychodem.
• Auto wymaga dodatkowej dokumentacji przebiegu i sposobu wykorzystania, zgodnie z wybranym wariantem rozliczenia.
• Pracownik dojeżdżający spoza miejscowości powinien zachować imienne bilety okresowe, jeśli chce rozliczyć wydatki faktyczne.
• Dokumenty przechowuje się przez okres wskazany w przepisach, liczony od końca roku, w którym złożono zeznanie.
• Warto od razu opisywać na dokumencie, czemu służył wydatek – po roku trudno odtworzyć powiązanie faktury z konkretnym zleceniem czy przychodem.

Porządek w dokumentach ma jeszcze jedną zaletę: pozwala w trakcie roku ocenić, ile realnie zostaje po odjęciu kosztów, zamiast dowiadywać się tego dopiero przy rozliczeniu rocznym.

Najczęstsze błędy w rozliczaniu kosztów

Poniższe pomyłki powtarzają się najczęściej u osób, które rozliczają się samodzielnie.

• Uznawanie za koszt każdego wydatku firmowego, mimo że ustawa część z nich wprost wyłącza.
• Ujmowanie wydatku w niewłaściwym okresie rozliczeniowym.
• Podwójne rozliczenie kosztów pracowniczych, które pracodawca już naliczył w zaliczkach.
• Brak dowodu zapłaty przy zakupach gotówkowych.
• Przekonanie, że koszt zwraca się w całości – obniża on podstawę opodatkowania, więc realna korzyść zależy od stawki podatku.
• Stosowanie podwyższonych kosztów autorskich bez umowy potwierdzającej przeniesienie praw do utworu.
• Zapominanie o kosztach związanych z przychodami z najmu, sprzedaży nieruchomości czy praw majątkowych, które rozlicza się według odrębnych zasad.

Tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej analizy. Przepisy podatkowe zmieniają się co roku, a wysokość kosztów ryczałtowych i limity bywają aktualizowane, dlatego przed złożeniem zeznania warto sprawdzić obowiązujące wartości. W razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym albo zapytaj we właściwym urzędzie skarbowym.

Najczęstsze pytania

Czy koszty uzyskania przychodu zmniejszają podatek?

Nie bezpośrednio. Koszty odejmuje się od przychodu, przez co maleje dochód, czyli podstawa opodatkowania. Podatek liczy się dopiero od tej pomniejszonej kwoty, więc realna oszczędność zależy od stawki, według której rozlicza się podatnik. To inny mechanizm niż ulgi odliczane wprost od podatku.

Czy przy umowie zlecenia i o dzieło też są koszty?

Tak. Przy umowach cywilnoprawnych stosuje się koszty określone procentowo od przychodu, a przy pracach objętych prawem autorskim, gdzie następuje przeniesienie praw do utworu, przewidziano koszty wyższe, z ustawowym limitem rocznym. Konkretne stawki i limity wynikają z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Czy dojazd do pracy można wliczyć w koszty?

Pracownik, którego miejsce pracy leży poza miejscowością zamieszkania, ma prawo do podwyższonych kosztów pracowniczych. Jeśli faktyczne wydatki na dojazd, udokumentowane imiennymi biletami okresowymi, są wyższe niż kwota ryczałtowa, w zeznaniu rocznym można rozliczyć rzeczywiście poniesione koszty.

Co, gdy koszty są wyższe niż przychód?

Powstaje strata podatkowa. W ramach działalności gospodarczej można ją rozliczać w kolejnych latach na zasadach opisanych w ustawie, obniżając przyszły dochód z tego samego źródła. Strata nie oznacza zwrotu pieniędzy z urzędu, a jedynie możliwość obniżenia podstawy opodatkowania w przyszłości.